Metodología Simple para Administrar tu Tiempo y Ser Más Productivo

La manera más efectiva de aumentar nuestra productividad es optimizando el tiempo que empleamos para realizar las tareas, y para lograrlo es necesario que entendamos el tiempo como un recurso no renovable que debemos cuidar como el bien más preciado.

Administración del tiempo

En general, el tiempo con el que contamos en nuestra vida es limitado, y así como controlamos de manera mucho más consciente nuestro dinero, el tiempo también debe ser administrado de manea rigurosa y eficiente si queremos ser más productivos.

Cómo controlar el tiempo para ser más productivos?

La mejor estrategia para utilizar eficientemente el tiempo y aumentar nuestra productividad es: estimar, ejecutar, monitorear y ajustar.

Estimar:

Para aumentar nuestra productividad es muy importante aprender a estimar correctamente el tiempo real que nos toma realizar diferentes actividades, de esta manera podremos cumplir con los tiempos de entrega establecidos y evitar desperdiciar más tiempo del necesario en las tareas simples.  Sin embargo, por falta de conciencia y práctica, las personas tienden a subestimar o sobreestimar el tiempo requerido para hacer las cosas, lo que impacta negativamente su productividad. 

Por esto es muy importante que antes de empezar cualquier tarea, estimes con la mayor exactitud posible el tiempo que te llevará culminarla. Para lograrlo debes ser honesto y pensar en todas las circunstancias que podrían retrasar su realización. Al principio es posible que tu estimación no corresponda con el tiempo real de ejecución, así que es conveniente que incluyas un margen de error que te ofrezca espacio de maniobra, pero en la medida en que adquieras más práctica tus estimaciones van a mejorar y podrás calcular de manera más precisa el tiempo que te tomará culminarlas y este es el primer paso para aumentar tu productividad.

Ejecución:

Es muy importante que cuando estés ejecutando una tarea en un marco de tiempo controlado, trates de permanecer muy concentrado y evites distracciones como revisar los correos electrónicos, levantarte a tomar café, conversar con los compañeros o por celular, chatear en WhatsApp o revisar tus redes sociales.  Ten en cuenta que cuando te distraes no solo pierdes tiempo valioso, sino que desperdicias tiempo adicional retomando el hilo de lo que estabas haciendo, lo que impacta doblemente tu productividad.

Recuerda que las distracciones son el factor que más afecta la adecuada administración del tiempo y son el principal motivo por el cual no nos rinde en el trabajo, así que si quieres ser más productivo debes concentrar todos tus esfuerzos en intentar reducirlas al máximo para aumentar tu productividad.

Monitorear:

Habiendo establecido un tiempo específico para la ejecución de las tareas que estás realizando, es necesario monitorear constantemente si estás utilizando el tiempo adecuadamente para cumplir con el límite propuesto. Para esto es recomendable preguntarse cada 5, 15 o 30 minutos, dependiendo de la cantidad de tiempo disponible, si estas perdiendo demasiado tiempo, si vas de acuerdo con el cronograma o si estás avanzando mejor de lo esperado en la ejecución.

Realizar este monitoreo a intervalos regulares es muy importante para determinar si estas retrasado o por el contrario vas a terminar antes de lo esperado, de manera que puedas tomar medidas para ajustar tu ritmo, acelerando un poco el paso o tomándote un tiempo adicional para complementar tu análisis con otros aspectos que enriquezcan la calidad de tu trabajo.

Ajustar:

Con la implementación de esta simple metodología, día a día adquieres un conocimiento más preciso del tiempo necesario para la ejecución de las diferentes tareas, puedes determinar cuál es tu ritmo real de trabajo, identificas los temas que se te facilitan y aquellos que te cuestan más realizar, y de esta manera puedes realizar un seguimiento efectivo al incremento de tu productividad.

Conclusión:

Las personas más productivas cuidan y administran su tiempo como si fuera oro, asignan un tiempo específico para la ejecución de cada actividad según la complejidad de la tarea y a su capacidad para ejecutarlas, no pierden tiempo y permanecen concentradas mientras las realizan, monitorean su avance regularmente para ajustar el ritmo y poder cumplir con el tiempo establecido, y cada vez que realizan este ejercicio ajustan su metodología para ser más precisos en la administración del tiempo y así aumentar su productividad.

Esta metodología no se limita a la ejecución de tareas en el trabajo, también sirven para ser más productivo en las tareas cotidianas de tu vida como hacer mercado, organizar tu casa, preparar una comida y hasta ir de compras. Impleméntala y verás como pronto se convierte en una herramienta que te ayuda a ser más productivo.

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Si quieres aumentar tu productividad y la de tu equipo de trabajo, te invitamos a leer este popular artículo: 13 Malos Hábitos que nos Hacen Menos Productivos.

Y si quieres aumentar la productividad de tu empresa, te invitamos a leer este interesante artículo: 11 Herramientas para Aumentar la Productividad de tu empresa. 

 

 

3 ideas Simples y Fáciles de implementar para que seamos más Productivos

 

A todos nos gustaría ser más productivos, pero a veces no sabemos cómo lograrlo.  A continuación, proponemos 3 ideas simples y de fácil implementación para que aumentemos nuestra productividad en el trabajo.

Gestor de productividad

Una opción que desafortunadamente es poco común en las empresas de nuestro país, pero que contribuye significativamente en el aumento de la productividad es la designación de una persona encargada de promover estos temas en la empresa, de manera similar a como se hace con otros temas de igual relevancia como la calidad, sistemas informáticos, salud y seguridad en el trabajo, entre otros.

Los mejores resultados aumentando la productividad en las organizaciones se obtienen mediante la sensibilización del personal, a través de capacitaciones en temas que despierten interés y generen resultados a corto plazo como pueden ser: comunicación, liderazgo, manejo activo del correo electrónico, entre otros.

Concurso o buzón de ideas de mejoramiento

La manera más efectiva de mejorar la productividad en las empresas es estableciendo un canal de comunicación para recoger las ideas de mejoramiento provenientes de los empleados.  Esto se puede lograr a través de un concurso o buzón de ideas de mejoramiento que permita solucionar rápida y fácilmente aquellos problemas que impactan la productividad.

Para que este tipo de iniciativas tengan éxito identificando los problemas y generando ideas que aumenten la productividad, es necesario establecer una política sencilla de incentivos.  Algunos de los incentivos más comunes que se pueden implementar sin gastar demasiado dinero son las felicitaciones en privado o en público, diplomas o certificados, cursos de formación, promoción laboral, obsequios, tiempo libre, etc.

Protocolo para reuniones productivas

Es un hecho que muchas de las reuniones en las que participamos no son productivas, por lo que deberíamos enfocar nuestros esfuerzos en replantear la manera convencional en que realizamos las reuniones de trabajo y buscar formas más eficientes que se adapten a las necesidades específicas de cada situación.

Lo primero que podemos hacer es flexibilizar el formato de las reuniones ajustando el tiempo, el número de asistentes y su participación de acuerdo a nuestras necesidades.  Ten en cuenta que no todas las reuniones deben durar mínimo una hora, y no siempre hay que invitar a muchos asistentes para que la reunión sea un éxito; además, recuerda que si la reunión es solamente informativa, lo más productivo es enviar la información en un correo electrónico.

Sin embargo, préstale mucha atención a la participación de los asistentes porque esta es la clave para que las reuniones sean productivas. Las mejores prácticas recomiendan que todos los asistentes a una reunión deben participar, de lo contrario su asistencia podría ser obviada.  En este sentido es responsabilidad de quien dirige la reunión estimular la participación de todos con preguntas generales o especificas a cada uno de los participantes para enriquecer la discusión.

Conclusión

Las empresas esperan que sus empleados sean expertos en productividad, pero la realidad es que este tema no lo enseñan en la universidad y tampoco es la característica más común de las personas; para compensar esta deficiencia es necesario invertir tiempo y recursos en fortalecer estas habilidades.  La buena noticia es que al poco tiempo de iniciadas las capacitaciones, se empiezan a notar los resultados, aumentando no solo la productividad, sino también la rentabilidad y competitividad de las empresas.

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Si quieres aumentar tu productividad y la de tu equipo de trabajo, te invitamos a leer este popular artículo: 13 Malos Hábitos que nos Hacen Menos Productivos.

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Memoria, Concentración y Comunicación: 3 Habilidades que te Ayudarán a ser más Productivo

 

De la misma manera como un deportista debe entrenar y ejercitar ciertos músculos dependiendo de su especialidad, hay habilidades específicas que al mejorar aumentan nuestra productividad significativamente. 

En este artículo resaltamos el impacto de la memoria, la concentración y la comunicación sobre nuestra productividad, y sugerimos algunos ejercicios para que fortalezcas estos aspectos.

Cómo mejorando nuestra memoria podemos aumentar la productividad

Desarrollar una buena memoria es fundamental para ser productivos, y aunque las listas de tareas son útiles para recordarnos los pendientes, en muchas ocasiones no son efectivas porque se pierden o decidimos ignorarlas deliberadamente. 

El siguiente paso para mejorar tu productividad es pasar esas listas del papel a tu cabeza, donde no se pierden tan fácilmente y son más difíciles de ignorar.  El problema es que normalmente tenemos problemas para recordar listas de más de 4 actividades, pero la buena noticia es que con un poco de práctica podemos lograr en corto tiempo la capacidad de recordar hasta 10 actividades aumentando nuestra productividad.

Ejercicios para mejorar la memoria

Existen muchos ejercicios para mejorar la memoria, pero los más efectivos para aumentar la productividad son los juegos de repetir secuencias del estilo Simón Dice (Simon Says).  Por suerte, actualmente hay muchas aplicaciones para el celular que simulan este famoso juego y ya no tenemos que preocuparnos ni por el tamaño del juguete, ni por las baterías. 

Esta es una ventaja de la tecnología que debemos aprovechar porque al poco tiempo de hacer ejercicios con la memoria vemos cambios inesperados y logramos ser más productivos.

Cómo mejorando nuestra concentración podemos aumentar la productividad

Las distracciones son el peor enemigo de nuestra productividad y en la medida en que aprendamos a bloquearlas seremos más productivos.

Ten en cuenta que hay distracciones externas como el correo electrónico, los chats y las redes sociales, pero estas distracciones son fáciles de bloquear.  Las distracciones que más impactan nuestro desempeño son las distracciones que vienen de adentro de nosotros y para las cuales no hay un botón para silenciar.  Estas distracciones internas nos impulsan a realizar varias tareas al mismo tiempo o a empezar una tarea sin haber terminado la que estábamos haciendo antes. 

Lograr controlar este impulso de hacer las cosas a pedazos y aprender a trabajar concentrados hasta terminar lo que estamos haciendo es la clave para ser más productivos.

Ejercicios para mejorar la concentración

Una de las maneras más efectivas para mejorar la concentración es realizando ejercicios de desconcentración. Estos ejercicios consisten en ejecutar una tarea bajo la influencia de una fuente de distracción como la radio o la televisión. La idea es poner el volumen en un nivel que nos distraiga y obligue a hacer un esfuerzo para permanecer concentrados.

Se sugiere iniciar con un volumen bajo e irlo incrementando en la medida en que logramos mantener la concentración en la tarea que estamos realizando. Es posible que en cuestión de semanas desarrolles la capacidad para aislarte no solamente del radio y la televisión, sino también del celular, el ruido y otras distracciones que afectan tu productividad.

Cómo mejorando nuestra comunicación podemos aumentar la productividad

Muchas veces somos improductivos porque nos toca hacer la misma tarea varia veces y esto nos pasa cuando no entendemos bien qué es lo que se nos pide hacer, es por esto que desarrollando la habilidad de comunicarnos efectivamente estaremos dando un gran paso hacia el aumento de la productividad. 

La comunicación efectiva requiere que la persona que transmite el mensaje lo haga de manera clara, interesante y respetuosa, evitando provocar dudas, confusiones o interpretaciones equivocadas; por su parte, el receptor debe estar física y mentalmente preparado para recibir la información y hacer algunas preguntas.

Ejercicios para mejorar la comunicación

Una buena comunicación es responsabilidad de los 2 interlocutores y para aumentar la productividad sugerimos adquirir el hábito de confirmar si entendió o le entendieron bien. Esto se puede lograr con preguntas como: ¿sí pude explicarme bien?, ¿entendiste bien qué es lo que hay que hacer?, o ¿si te entendí bien, lo que necesitas es: …?  

Estas simples preguntas durante la solicitud de una tarea nos ayudan a ahorrar mucho tiempo en el momento de su ejecución y son la manera más efectiva para evitar reprocesos y aumentar tu productividad.

Conclusión:

Si quieres aumentar tu productividad haz diariamente ejercicios para mejorar la memoria, concentración y comunicación como los que te recomendamos en este artículo y pronto verás cómo tus capacidades aumentan y te conviertes en una persona más productiva.

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Leyes y Efectos Psicológicos que nos hacen más y menos Productivos

 

Muchas veces nos sentimos frustrados porque no nos rinde en el trabajo o porque procrastinamos sistemáticamente; sin embargo, puede que no sea toda nuestra culpa, hay un lado psicológico de la productividad que desconocemos y que tiene un gran impacto en nuestro desempeño.

¿Sabías que existen leyes y efectos psicológicos que influyen inconscientemente nuestro comportamiento y limitan nuestra productividad, o que podemos utilizar a nuestro favor para ser más productivos? A continuación te presentamos algunas recomendaciones para que conviertas tus debilidades en fortalezas.

Patrones de comportamiento que nos juegan en contra y nos hacen menos productivos:

Te has dado cuenta que en la mayoría de los casos, cuando tenemos suficiente tiempo para realizar una tarea, la posponemos y terminamos haciéndola a última hora? La ley de Parkinson puede explicar esta mala costumbre.

Ley de Parkinson (Cyril Northcote Parkinson, historiados británico): Plantea que “el trabajo se expande hasta consumir todo el tiempo disponible para realizar la tarea”.  Esta ley nos empuja a procrastinar e impacta nuestra productividad toda la vida.

La mejor manera de contrarrestar su influencia es ser consciente de esta predisposición y aprovechar las herramientas de priorización, time blocking y manejo del tiempo recomendadas en artículos anteriores como la Ley de los 2 minutos, Técnica de Pomodoro y Método de tragarse el sapo.

Patrones de comportamiento que nos juegan a favor y nos hacen más productivos:

Afortunadamente, así como hay costumbres que impactan nuestra productividad, también hay patrones de conducta que podemos aprovechar para ser más productivos.

Efecto Zeigarnik (Bliuma Zeigárnik, psicóloga rusa): postula que las personas recuerdan mejor las tareas no terminadas que las tareas completadas. El efecto Zeigarnik es lo que sentimos cuando pensamos en las cosas que no hemos terminado o tenemos la sensación de incomodidad por haber dejado una tarea inconclusa.

Pero, ¿cómo podemos utilizar este efecto para evitar la procrastinación y ser más productivos? Si tienes una tarea que pospones sistemáticamente, la recomendación es empezarla sin muchas pretensiones y dejarla inconclusa después de un corto avance.  En este caso el efecto Zeigarnik mantendrá la tarea inconscientemente en nuestra mente y nos presionará silenciosamente a volver a ella para terminarla.

Esta es una de las herramientas que más utilizo y con la que obtengo mejores resultados porque me ayuda a evitar la procrastinación y a ser más productivo.

Efecto Hawthorne (George Elton Mayo, psicólogo australiano-británico): hace referencia al incremento en la productividad de los individuos cuando su desempeño es observado.  A todos nos ha pasado que cuando el jefe nos pide un favor especial o cuando queremos impresionar a alguien logramos ser más productivos de lo normal, este es el efecto Hawthorne.

Podemos utilizar este efecto a nuestro favor cuando necesitemos aumentar temporalmente nuestra productividad o la de algún miembro de nuestro equipo, y simplemente tomando o dando el protagonismo en la ejecución de una tarea obtendremos mejores resultados de lo habitual.

Conclusión:

La productividad es reflejo de nuestra personalidad, y así como somos influenciados negativamente por las malas costumbres, también podemos apoyarnos en algunos patrones de conducta que nos ayudan a ser más productivos.  Si quieres aumentar tu productividad ten siempre en cuenta la ley de Parkinson y utiliza el efecto Zeigarnik y el efecto Hawthorne cuando necesites ayuda.

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Scrum Aumenta la Productividad de las Personas, los Equipos y las Empresas

 

Qué es Scrum:

Scrum es una metodología ágil para la gestión de proyectos. Cuando hablamos de ágil nos referimos a que su estructura y funcionamiento están concebidos para abordar los proyectos de manera modular y así obtener mejores resultados más rápido.  Estos módulos son conocidos como Sprints y son la clave del éxito de Scrum porque permiten incrementar el foco, la flexibilidad y el control del proyecto.

Cómo Scrum ayuda a las Personas a ser más Productivas:

Una innovación de Scrum es que no existen las jerarquías. En este sentido, no es necesaria la figura de director de proyecto quien es el único responsable de alcanzar el objetivo. Por el contrario, la responsabilidad recae sobre todos los miembros del equipo quienes se autogestionan proactivamente de acuerdo a roles y responsabilidades definidos: Scrum Master, Dueño del Producto (Product Owner), Desarrolladores.

Esta particularidad de Scrum presiona a los miembros del equipo a mejorar habilidades específicas como la comunicación, el liderazgo y el trabajo en equipo, y estas son habilidades que también podemos aprovechar en otros campos de la vida para ser más productivos.

Cómo Scrum ayuda a los Equipos de Trabajo a ser más Productivos:

A diferencia de la gestión de proyectos tradicional donde los esfuerzos de los miembros del equipo parecen dispersos y el objetivo final se ve lejano, con Scrum los equipos tienen el control del proyecto en todo momento.

Y es a través de las reuniones establecidas: Planeación del Sprint, Daily Scrum (reunión diaria), Revisión del Sprint y Retrospectiva, donde el equipo se asegura todos los días de ir por el camino correcto en términos de tiempo, calidad, presupuesto, entre otros aspectos.

Estos espacios son tan efectivos porque allí se priorizan las tareas en las que el equipo debe concentrar sus esfuerzos, y se construyen colaborativamente propuestas para mejorar el resultado final y el desempeño como equipo.

Cómo Scrum ayuda a las Empresas a ser más Productivas:

El principal beneficio que obtienen las empresas con la utilización de Scrum es la generación de soluciones funcionales en menor tiempo, ayudándoles a ahorrar dinero en el corto plazo.  Pero hay un beneficio adicional, se trata de la generación de una cultura de mejoramiento continuo entre sus empleados que incrementará la productividad y competitividad de la empresa a largo plazo.

Cómo Certificarse:

Si quieres aprender Scrum debes tener en cuenta que actualmente muchas empresas ofrecen certificaciones pero no todas están avaladas por los desarrolladores originales Ken Schwaber y Jeff Sutherland.  En Latinoamérica, Scrum Network cuenta con este respaldo que es garantía de la mejor formación en Scrum. Para obtener información sobre fechas y cupos disponibles puedes contactar a Geny Patricia Sandoval Rueda de Scrum Network (+59 399 243 5878 ). 

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Ley de los 2 Minutos, Técnica de Pomodoro y Método de Tragarse el Sapo: Las Favoritas

Entre todas las herramientas disponibles para mejorar la productividad, a continuación menciono las herramientas que más utilizo y con las que obtengo mejores resultados.

Utilizo estas herramientas para hacer las tareas difíciles o aburridas, aprovechar al máximo el tiempo entre distracción y distracción, y terminar la mayor cantidad de trabajo en el menor tiempo posible. 

Mejor herramienta para no acumular trabajo:

El principal motivo por el que nos llenamos de trabajo es porque dejamos acumular pequeñas tareas por no tener un plan.  Estas pequeñas tareas son las que se olvidan más fácilmente y generan la sensación de tener muchas cosas por hacer y de no avanzar. Recomiendo la ley de los 2 minutos para empezar a retomar el control de tu tiempo.

Ley de los 2 minutos (David Allen, consultor norte americano): 

Propone que si una tarea se puede terminar en menos de 2 minutos, lo más productivo es realizarla inmediatamente, sin anotarla en una lista, sin postergarla. En mi día a día esta es la herramienta número uno y con la que obtengo mejores resultados, además es la regla de oro para evitar la procrastinación.

Mejor herramienta para hacer más tareas en menos tiempo:

Hay que tener en cuenta que en el trabajo muchas veces no podemos evitar las distracciones, como mails, llamadas y mensajes, pero la clave para ser productivos es aprovechar al máximo el tiempo entre distracción y distracción. Para lograr este objetivo recomiendo la técnica de Pomodoro.

Técnica de pomodoro (Francesco Cirillo, consultor italiano): 

Esta herramienta es muy simple pero efectiva, y propone trabajar ininterrumpidamente por 25 minutos en una tarea antes de tomar un descanso de 5 minutos. Si para finalizar la tarea se requiere más tiempo se da inicio a un nuevo ciclo de 25 minutos.  También se recomienda tomar un descanso mayor cada 4 ciclos para mantener la productividad. Esta técnica fortalece especialmente nuestra capacidad para bloquear las distracciones y sacar el máximo provecho al tiempo disponible, y es mi segunda herramienta favorita.

Mejor herramienta para abordar las tareas difíciles o aburridas (chicharrones):

En ocasiones tenemos que hacer tareas difíciles o aburridas con las que nos desmotivamos antes de iniciar, y esto puede impactar nuestra productividad porque las postergamos o nos toman demasiado tiempo por hacerlas a pedazos. Para salir de estos chicharrones que a veces no nos dejan avanzar te sugiero utilizar el método de tragarse el sapo.

Método de tragarse el sapo (Brian Tracy, autor canadiense): 

Recomienda que si entre tus deberes hay una tarea por la que no sientes afinidad, semejante a la acción de comerse un sapo, lo más productivo es darle prioridad en la mañana para aprovechar mejor tu disposición y concentración. Ten presente que un sapo al día te puede llevar muy lejos.

Conclusión:

La metodología de trabajo para aumentar la productividad con la que he logrado mejores resultados es una mezcla del método de tragarse el sapo, la ley de los 2 minutos y la técnica Pomodoro.

De esta manera, temprano en la mañana me dedico a los chicharrones (tareas difíciles o aburridas), y durante el día ejecuto inmediatamente las tareas que toman menos de 2 minutos y aquellas que requieren más tiempo, las realizo en ciclos Pomodoro para aprovechar al máximo mi tiempo.

Utiliza alguna de estas herramientas o combínalas para obtener mejores resultados.

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3 herramientas que te harán más productivo en el trabajo

Ser productivos es una decisión personal, un compromiso que adquirimos con nosotros mismos de realizar las cosas de manera organizada y eficiente, con el objetivo de tener más tiempo libre para hacer otras cosas.

En este sentido, podemos identificar mínimo 3 escenarios en los que podemos ser productivos, que presentan retos diferentes y requieren de habilidades específicas.

No es lo mismo ser productivo en un ambiente no laboral como el hogar, que ser productivo en el trabajo donde no podemos evitar muchas de las distracciones como llamadas telefónicas o reuniones.  Similarmente, los retos de productividad son diferente en las empresas donde hay que tener en cuenta las máquinas y procesos.

Productividad Personal:

La productividad personal nos ayuda a administrar mejor el tiempo, organizar los pendientes y mantener una actitud positiva en la ejecución de las tareas.  Estos consejos son útiles para realizar tareas cotidianas en el hogar; sin embargo, estas habilidades no son suficientes en el trabajo donde debemos añadir la presión generada por correos electrónicos, reuniones, llamadas, y demás distracciones.

Productividad Laboral:

Para ser productivos en el trabajo necesitamos herramientas adicionales, soluciones prácticas que nos ayuden a gestionar adecuadamente el correo electrónico, a lograr que nuestras reuniones sean más efectivas, y a generar rutinas para aprovechar mejor el tiempo.

Estas son las 3 herramientas que te recomendamos para que seas más productivo en el trabajo:

Si quieres aprender a gestionar tu correo electrónico de manera eficiente, este artículo te será muy útil: Inbox Cero, el Mejor Propósito para Aumentar tu Productividad

Aplica estos tips para lograr que tus reuniones sean más productivas: Reunionitis Aguda, una Amenaza a Nuestra Productividad

Si quieres desatrasarte y que te rinda cada día más en el trabajo, sigue esta rutina que te dará buenos resultados: Rutina de Trabajo para ser Súper Productivos (Paso a Paso)

Productividad Empresarial:

Por su parte, la productividad en las industrias de manufactura o servicios busca disminuir los desperdicios mediante la estandarización y optimización de procesos, para incrementar la competitividad y rentabilidad.

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¿Cómo Aumentar la Productividad desde el Interior de las Empresas?

En el ámbito del desarrollo empresarial, las empresas que quieren incrementar su productividad tienen 2 opciones:  

El camino más expedito para mejorar la productividad es con intervención externa de un consultor experto en Lean Manufacturing para que asesore a la empresa en la solución de algunos problemas específicos.  Como lo mencionamos en el artículo Asesoría Empresarial para Aumentar la Productividad. ¿De qué se Trata?, esta modalidad ofrece muy buenos resultados a corto plazo y es la más utilizada por los empresarios. 

Sin embargo, existe otra manera en la que las empresas pueden mejorar su productividad sin inversión económica y obteniendo mejores resultados a largo plazo, pero para lograrlo deben aprovechar la experiencia de las personas que mejor conocen la empresa: sus trabajadores.

A pesar de que la inmensa mayoría de las consultorías son exitosas en resolver algún problema de productividad de la empresa, desafortunadamente cuando el consultor finaliza su trabajo se detiene el proceso de mejora continua y esto se debe a que las empresas no tienen una cultura de mejoramiento que les permita replicar estas mejoras de manera autónoma en otros procesos críticos.

Círculos de Productividad:

Una alternativa para evitar este problema y que contribuiría a mejorar la productividad de las empresas de nuestro país es la adaptación al contexto colombiano de los círculos de calidad creados en Japón en los años 60. Este objetivo se puede alcanzar mediante la conformación de grupos de mejora continua o círculos de productividad en las empresas para que identifiquen y solucionen problemas que impactan su productividad, logrando mejoras de “adentro hacia afuera”.

Los círculos de productividad pueden iniciarse con la participación de 4 o 5 compañeros de la misma área de la empresa, comprometidos e interesados en solucionar los pequeños problemas que se han vuelto paisaje e impactan la productividad.

Administrativamente, estos círculos de productividad pueden ser coordinados por el jefe del área a la que pertenece el circulo, promoviendo que se reúnan una vez por semana, orientando la selección de los problemas a solucionar y asegurando un ambiente colaborativo y espontaneo.

Es muy importante que los círculos de productividad sean metódicos en la documentación de los problemas, su priorización y en lograr soluciones definitivas y prácticas a los problemas de productividad más relevantes.

Es una buena práctica empezar solucionando los problemas de productividad más sencillos, con el objetivo de obtener victorias tempranas que visibilicen el trabajo realizado y generen interés en participar y replicar esta experiencia en otras áreas de la empresa de manera autónoma y espontanea.

Consecuentemente, en la medida en que los miembros del círculo de productividad adquieran más experiencia y respaldo de la empresa, es prudente atacar problemas más complejos que requerirán un mayor esfuerzo y tiempo de ejecución.

Lo más importante de esta iniciativa es que como resultado de la implementación de los círculos de productividad, las empresas de todos los sectores económicos incrementan su productividad al solucionar definitivamente sus problemas productivos, pero también aumentan su competitividad al generar una cultura de mejoramiento continuo que logra alinear a todos en la empresa en un objetivo común: ser una empresa sobresaliente.

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3 Habilidades que Te Ayudarán a Ser Proactivo.

Una persona proactiva se caracteriza por tener la iniciativa y capacidad para anticiparse a los problemas o necesidades futuras*.  En este sentido, como lo mencionamos en el artículo anterior “¿Cómo Puedo Convertirme en el Empleado que las Empresa Necesitan?”, si quieres progresar profesionalmente debes concentrar tus esfuerzos en mejorar las siguientes 3 habilidades, y pronto serás reconocido como una persona proactiva en tu trabajo.

Metodología de trabajo: 

Si quieres ser proactivo debes empezar por ser productivo, de esta manera harás un mejor uso del tiempo y como resultado tendrás más tiempo disponible para implementar nuevas ideas.

Si quieres aumentar tu productividad, te recomendamos realizar una planeación a corto, mediano y largo plazo, detallando las actividades que debes ejecutar para cumplir con todos los compromisos, y de esta manera tendrás más claridad y confianza en tu día a día y mayor control de tu progreso.

También es importante que aprendas a reducir las distracciones que impactan tu desempeño, como el impulso de revisar constantemente el correo electrónico y las redes sociales, participar en “demasiadas” reuniones, o simplemente trabajar en modo multitasking improductivo. 

Mejora tu productividad con nuestra Rutina de Trabajo para ser Súper Productivos (Paso a Paso).

Visión/perspectiva: 

Con más tiempo disponible como resultado de haber implementado una metodología de trabajo productiva, puedes mejorar tu habilidad de interpretar tu contexto laboral para anticiparte a los cambios, necesidades y problemas que se presentan en tu vida profesional.

Utiliza este tiempo extra para capacitarte y aprender a hacer tu trabajo mejor, para proponer ideas que solucionen los errores más comunes que se cometen en tu trabajo y para imaginar cómo hacer las cosas mejor.

Evita convertirte en el visionario soñador que pasa mayor parte del tiempo imaginando el futuro sin tomar acción y busca convertirte en un visionario implementador que cambia las cosas hoy para obtener un mejor futuro.

Motivación: 

No sirve de nada tener tiempo libre y desarrollar la habilidad de anticiparse a los problemas, si no utilizas estos recursos para mejorar continuamente en tu trabajo.

Recuerda que el impulso para avanzar surge al conectar tus intereses personales, con los intereses de tu equipo de trabajo y con los intereses de las empresas donde trabajas, además obtienes otros beneficios no económicos que complementan tu vida y la llenan de satisfacción.

Muchas veces nosotros mismos somos el principal obstáculo para ser proactivos y prosperar profesionalmente, pero la manera de evitarlo es quitándonos todas las mañanas la máscara detrás de la cual preferimos escondernos y que contiene todo nuestro potencial para progresar.

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