Entre todas las herramientas disponibles para mejorar la productividad, a continuación menciono las herramientas que más utilizo y con las que obtengo mejores resultados.
Utilizo estas herramientas para hacer las tareas difíciles o aburridas, aprovechar al máximo el tiempo entre distracción y distracción, y terminar la mayor cantidad de trabajo en el menor tiempo posible.
Mejor herramienta para no acumular trabajo:
El principal motivo por el que nos llenamos de trabajo es porque dejamos acumular pequeñas tareas por no tener un plan. Estas pequeñas tareas son las que se olvidan más fácilmente y generan la sensación de tener muchas cosas por hacer y de no avanzar. Recomiendo la ley de los 2 minutos para empezar a retomar el control de tu tiempo.
Ley de los 2 minutos (David Allen, consultor norte americano):
Propone que si una tarea se puede terminar en menos de 2 minutos, lo más productivo es realizarla inmediatamente, sin anotarla en una lista, sin postergarla. En mi día a día esta es la herramienta número uno y con la que obtengo mejores resultados, además es la regla de oro para evitar la procrastinación.
Mejor herramienta para hacer más tareas en menos tiempo:
Hay que tener en cuenta que en el trabajo muchas veces no podemos evitar las distracciones, como mails, llamadas y mensajes, pero la clave para ser productivos es aprovechar al máximo el tiempo entre distracción y distracción. Para lograr este objetivo recomiendo la técnica de Pomodoro.
Técnica de pomodoro (Francesco Cirillo, consultor italiano):
Esta herramienta es muy simple pero efectiva, y propone trabajar ininterrumpidamente por 25 minutos en una tarea antes de tomar un descanso de 5 minutos. Si para finalizar la tarea se requiere más tiempo se da inicio a un nuevo ciclo de 25 minutos. También se recomienda tomar un descanso mayor cada 4 ciclos para mantener la productividad. Esta técnica fortalece especialmente nuestra capacidad para bloquear las distracciones y sacar el máximo provecho al tiempo disponible, y es mi segunda herramienta favorita.
Mejor herramienta para abordar las tareas difíciles o aburridas (chicharrones):
En ocasiones tenemos que hacer tareas difíciles o aburridas con las que nos desmotivamos antes de iniciar, y esto puede impactar nuestra productividad porque las postergamos o nos toman demasiado tiempo por hacerlas a pedazos. Para salir de estos chicharrones que a veces no nos dejan avanzar te sugiero utilizar el método de tragarse el sapo.
Método de tragarse el sapo (Brian Tracy, autor canadiense):
Recomienda que si entre tus deberes hay una tarea por la que no sientes afinidad, semejante a la acción de comerse un sapo, lo más productivo es darle prioridad en la mañana para aprovechar mejor tu disposición y concentración. Ten presente que un sapo al día te puede llevar muy lejos.
Conclusión:
La metodología de trabajo para aumentar la productividad con la que he logrado mejores resultados es una mezcla del método de tragarse el sapo, la ley de los 2 minutos y la técnica Pomodoro.
De esta manera, temprano en la mañana me dedico a los chicharrones (tareas difíciles o aburridas), y durante el día ejecuto inmediatamente las tareas que toman menos de 2 minutos y aquellas que requieren más tiempo, las realizo en ciclos Pomodoro para aprovechar al máximo mi tiempo.
Utiliza alguna de estas herramientas o combínalas para obtener mejores resultados.
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