Si entre tus
propósitos está ser más productivo, te recomendamos concentrar tus esfuerzos en
eliminar los siguientes malos hábitos que tienen gran impacto sobre la
productividad:
1. Invalidarte a ti mismo: ¡…Es que a mí no me rinde!
El primer paso para aumentar la productividad es establecer un contexto mental positivo que nos motive a hacer las cosas cada día mejor. En este sentido, es importantísimo eliminar todas las limitaciones que nosotros mismos nos ponemos, especialmente cuando repetimos frases como: a mí no me rinde, no me alcanza el tiempo, etc.
2. Distraerte fácilmente:
El principal motivo por el cual no logramos ser más productivos en el trabajo es porque nos distraemos con mucha facilidad, y hacemos muy poco para evitar estas distracciones. Aunque pueda sonar extraño, las personas más productivas apagan las notificaciones del celular, solo revisan el correo electrónico en determinados momentos del día, y establecen mecanismos para que sus compañeros no los interrumpan cuando están concentrados.
3. No tener una metodología de trabajo: trabajar desorganizado.
Desarrollar un método de trabajo te va permitir ser más productivo. ¿Pero, qué es un método de trabajo? Nos referimos a una simple rutina que te permita aprovechar al máximo los periodos de concentración, para cumplir a tiempo con todas la solicitudes, y obtener otros beneficios como no tener ningún correo electrónico pendiente y tener tiempo para aprender nuevas cosas. Si quieres ver un fácil ejemplo, paso a paso, de una rutina que te permitirá ser muy productivo, te invitamos a leer el artículo: Rutina de Trabajo para ser Súper Productivos (Paso a Paso).
4. Tener reuniones sin propósito: Reunionitis aguda.
Uno de los principales factores que afectan nuestra productividad en el trabajo es el gran numero de reuniones a los que nos vemos “obligados” a asistir. Sin duda alguna las reuniones son importantes, pero debemos adoptar una actitud más proactiva en las reuniones para que no sean solo informativas, tengan un objetivo claro desde el principio, duren el menor tiempo posible, solo asistan las personas indispensables, y para que todos los participantes aporten sus ideas. Para conocer más sobre cómo lograr que las reuniones sean productivas, te invitamos a leer este artículo: Reunionitis Aguda: una Amenaza a nuestra Productividad.
5. Permitir que te distraigan cuando estás concentrado:
Nuestro ambiente de trabajo está lleno de distracciones que evitan mantenernos concentrados por periodos de tiempo prolongados, afectando nuestra productividad. Pero no solo las redes sociales, los correos y los mensajes tienen un impacto negativo, nuestra productividad también depende de nuestros compañeros de trabajo, y muchas veces a pesar de vernos ocupados, somos interrumpidos por temas que habrían podido esperar. Sabiendo lo difícil que es volver a retomar la concentración y el “hilo” de lo que estábamos haciendo, trata de generar mecanismos como el uso de audífonos, puerta cerrada con llave, o algún letrero amigable, que les permitan a tus compañeros identificar que te encuentras ocupado y que los atenderás posteriormente.
6. No administrar activamente los correos electrónicos:
Constantemente estamos recibiendo correos electrónicos y si no los gestionamos activamente podemos terminar fácilmente con 800 correos sin leer. Afortunadamente, hay una metodología muy fácil para manejar los correos electrónicos que nos ayuda a ser más productivo, llamada: Inbox Cero. La idea central es que a todos los correo que recibas les hagas una de las siguientes cuatro acciones: responder inmediatamente, delegar, posponer, y borrar. Si quieres saber más sobre cómo manejar tu correo electrónico de manera activa, te invitamos a leer este artículo: Inbox Cero, El mejor Propósito para Aumentar la Productividad.
7. Procrastinar lo importante:
Los seres humanos tenemos la tendencia natural a realizar primero la más fácil, o lo que requiere menor tiempo, y posponemos con facilidad aquellas tareas que nos exigen una mayor concentración, análisis o tiempo. Desafortunadamente las actividades que más impacto tienen en las empresas, requieren mayor reflexión y por eso preferimos posponerlas. Si quieres ser más productivo, se proactivo y dale prioridad a las cosas más importantes de tu trabajo, y procura que “apagar incendios” sea la excepción.
8. Comunicarse de manera poco asertiva:
La comunicación es una habilidad fundamental que debemos mejorar si queremos ser más productivos, y para lograrlo se recomienda generar la costumbre de preguntar a tu interlocutor si fue claro el mensaje transmitido, o tú hacer un resumen del mensaje comprendido, antes de iniciar con la labor encomendada. Conoce más sobre cómo mejorar la comunicación para ser más productivo, en el artículo: Mejor Comunicación, más Liderazgo y Trabajo en Equipo aumentan la Productividad.
9. Empezar una tarea y no terminarla, antes de empezar otra tarea:
Este mal hábito se relaciona con la tendencia a distraerse fácilmente señalada con anterioridad, pero se diferencian en que la distracción no proviene de elementos externos como el celular o el correo electrónico, sino que proviene del interior de la persona, impidiéndole permanecer enfocada en una tarea por mucho tiempo. Tomar conciencia del problema y “obligarse” a permanecer enfocado, te permitirán aumentar su focus time progresivamente.
10. Asumir que no te va a llegar más trabajo del que tienes:
Si quieres ser más productivo en el trabajo, asume que a pesar de todo el trabajo que ya tienes, te va a llegar más trabajo. De esta manera, te motivas para evacuar los pendientes que ya tienes lo más rápido posible, y te preparas mentalmente para las tareas que se vienen. Míralo del lado positivo, recuerda que nos pagan por trabajar y en el momento que no haya más trabajo, nuestro salario está en peligro.
11. No cumplir con tus metas diarias de trabajo:
Por extraño que parezca, la disciplina se puede desarrollar hasta un nivel que puede traer grandes beneficios para tu productividad, y para tu vida personal en general. La clave para desarrollar la disciplina es ir incrementando su capacidad paulatinamente. Para ser más productivo en el trabajo ponte metas de productividad diarias como responder todos los correos que recibas, o terminar los informes que tienes pendientes. Sé poco a poco, más exigente contigo mismo y obtendrás buenos resultados.
12. No desconectarse, no dormir bien, no comer bien, no ejercitarse:
Aun si te encuentras en buenas condiciones de salud, comprende que puedes ser más productivo si después del trabajo te olvidas de tus responsabilidades laborales, duermes bien, comes bien y te ejercitas. Permanecer en un estado físico y mental equilibrado, te permitirá realizar los procesos mentales con mayor atención, capacidad racional, y motivación.
13. No experimentar: hacer siempre las cosas de la misma manera.
Si queremos ser más productivos, el cambio debe ser parte central de nuestra filosofía de vida. Sólo con una actitud positiva respecto al cambio, nos animamos a experimentar nuevas maneras de hacer nuestras responsabilidades, y en esa búsqueda, generalmente, optimizamos nuestras acciones y logramos ser más productivos.
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Si quieres aumentar tu productividad, utiliza estas 3 herramientas: Ley de los 2 Minutos, Técnica de Pomodoro y Método de Tragarse el Sapo.