Todos queremos ser más productivos y sabemos que una manera de lograrlo es organizándonos en el trabajo. ¿Pero cómo? Organizarse en el trabajo se puede lograr fácilmente ejecutando una rutina que nos permita hacernos cargo de lo importante y de lo urgente.
A continuación presentamos una rutina que te va permitir responder diariamente a todos los correos que recibas, entregar anticipadamente todos los informes, y te dará tiempo para capacitarte y reflexionar sobre como ser cada día más productivo.
Para lograr nuestra mayor productividad, debemos entender que el cerebro humano tiene la capacidad para mantenerse concentrado entre 60, 90, máximo 120 minutos. Teniendo en cuenta esta información, sugerimos dividir la jornada laboral en 4 franjas: de 8:00 a 9:50, de 10:10 a 12:00, de 2:00 a 3:50, y de 4:10 a 6:00.
Primera franja: de 8:00 am a 9:50 am
Ten en cuenta que este es el momento en el que somos capaces de concentrarnos más y podemos ser más productivos, así que es el momento ideal para realizar un trabajo que requiera de nuestra mayor concentración y capacidad mental. Además, en las primeras horas de la mañana es el momento en el que recibimos menos interrupciones de nuestros compañeros, incrementándose nuestra productividad.
Si no tienes una tarea que requiera de toda su atención, esta primera franja es un buen momento para responder los correos electrónicos que tengas pendientes. Si eres una de las personas que tiene 800 correos sin leer, proponte dedicarle todos los días esta primera franja a evacuar correos hasta que sea la hora de tu primer break del día, más o menos en la mitad de la mañana.
Maneja tu correo electrónico de manera activa, es decir, lee cada correo y haz una de las siguientes cuatro acciones: responder inmediatamente, delegar, posponer, borrar. Si quieres saber más de cómo manejar su correo electrónico de manera activa, te invitamos a leer este artículo: Inbox Cero: El mejor Propósito para Aumentar tu Productividad. Sé constante en el propósito de evacuar los correos en esta franja de la mañana y verás que muy pronto tendrás un buzón de entrada vacío.
Primer receso: de 9:50 am a 10:10 am
Después de haber gestionado tu correo electrónico, toma un descanso y prepárate mentalmente para dedicarte a realizar las tareas que resultaron de la lectura de tus correos, en la etapa anterior, hasta que llegue la hora del almuerzo.
Segunda franja: de 10:10 am a 12:00 m
En esta franja se recomienda realizar las tareas que hayan surgido de la primera franja, es decir aquellas tareas que hayas decidido posponer durante la administración de tus correos electrónicos. Es importante realizar estas tareas en este momento para responder de manera oportuna a los requerimientos que nos están haciendo nuestros jefes, compañeros, o clientes. Es aquí donde realizamos lo importante o lo urgente.
Si en la primera franja tu decisión fue delegar alguna tarea, este es el momento de hacerle seguimiento a las tareas delegadas. Recuerda que la manera más productiva de delegar es supervisar el resultado, y no el camino; esto significa que después de una asertiva explicación sobre lo que se debe realizar, se le da la libertad y confianza al subalterno para ejecutar la tarea sin supervisión intermedia (micro management), reconociendo que se pueden hacer las cosas de diferentes maneras, pero evaluando el resultado final.
Segundo receso: Almuerzo (de 12:00 m a 2:00 pm)
Sintiéndote orgulloso de tí mismo, y con la tranquilidad de estar ejecutando una rutina que te permitirá aprovechar el 100% de tu productividad, ve y disfruta de un nutritivo y balanceado almuerzo. Después del almuerzo procura realizar una pequeña caminata para favorecer la digestión y estar más alerta durante el resto de la jornada. Te puede parecer extraño pero si tienes la posibilidad de realizar una micro siesta, esto va a incrementar notablemente tu productividad. Trata que el tiempo máximo de la siesta sea de 20 minutos, ya que después de este tiempo los efectos sobre la productividad pueden ser negativos.
Tercera franja: de 2:00 pm a 3:50 pm
A penas te sientes en tu escritorio, saca la lista de tareas pendientes. Si no tienes una lista, prepárala identificando todos los informes y tareas que te toca hacer periódicamente como: presupuestos, legalizaciones, tablas comparativas, presentaciones, informes semanales o mensuales, entre otros.
Esta es la franja de tiempo donde hacemos las tareas que no son nuevas o urgentes, pero que también hacen parte de nuestro trabajo. Generalmente son las tareas administrativas, o que se repiten semanal, quincenal o mensualmente, y que nadie nos recuerda pero que sabemos que tenemos que hacer.
La importancia de este trabajo es que nos permite ser proactivos y no reactivos, es así como dejamos de apagar incendios e ingresamos al grupo de personas más productivas que siempre entregan sus pendientes antes de la fecha límite.
Segundo receso: de 3:50 pm a 4:10 pm
Aproximadamente en la mitad de la tarde, levántate de tu puesto, da una pequeña caminata, toma y come algo, y después de una breve charla con un compañero de trabajo que esté desocupado, vuelve a tu escritorio para la parte final y más divertida de tu jornada laboral.
Cuarta franja: de 4:10 pm a 6:00 pm
Este el momento que debemos reservar como colchón y que podemos utilizar para reflexionar, capacitarnos, o para responder a una solicitud urgente de última hora, sin que se nos desbarate nuestra rutina o nos toque salir ese día muy tarde de la oficina.
Utiliza este tiempo para leer sobre asuntos que te ayuden a hacer mejor tu trabajo, a ser más productivo, o para actualizarte sobre nuevas técnicas de tu oficio. Ten en cuenta que después de 6 o 7 horas de trabajo, no es el momento en el que vas a estar mas lúcido, así que emplea este tiempo en actividades ligeras e interesantes como aprender.
Finalmente, si estas muy tranquilo a las 4:45 de la tarde leyendo algún artículo y tu jefe llega con una solicitud súper urgente de última hora, pues ese día te va tocar posponer tu capacitación, pero vas a tener el tiempo para cumplirle a tu jefe sin trasnochar. Además, acumulas puntos con su jefe y te vas temprano a descansar con la satisfacción del deber cumplido.
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Si quieres aumentar tu productividad, utiliza estas 3 herramientas: Ley de los 2 Minutos, Técnica de Pomodoro y Método de Tragarse el Sapo.