¿Tu bandeja de entrada tiene
muchos correos sin leer? ¿Te preocupa no enterarte de algo importante por un
correo que se refundió entre todos los que hay en tu bandeja de entrada?
Aunque
todos estamos siempre pendientes del celular y automáticamente miramos los
correos a los pocos segundos de recibirlos, parece que no tenemos muy claro qué
hacer después de ojearlos y preferimos dejarlos acumular hasta que se
conviertan en urgentes.
Gestionando
activamente los correos electrónicos podrás utilizar la bandeja de entrada como
una herramienta para reconocer y priorizar fácilmente tus pendientes, y así
serás más productivo.
Inbox Cero
Existe un método para la gestión del
correo electrónico que aumenta nuestra productividad llamado Inbox Cero, desarrollado
por el consultor Merlín Mann.
La recomendación es aplicar un sistema
repetitivo a todos los correos que recibimos con el objetivo de tener en
nuestra bandeja de entrada sólo aquellas tareas importantes que
requieren de nuestra atención.
Para lograrlo, a cada correo que recibimos
debemos realizarle una de las siguientes 4 acciones: borrarlo, hacer algo
inmediatamente, delegarlo, o postergarlo.
Borrar:
Si
el correo es informativo o si su contenido no es relevante, bórralo. Este
correo irá a la bandeja de elementos eliminados y permanecerá ahí por si
cambias de opinión.
Hacer algo inmediatamente:
Si
lo que te están pidiendo es algo simple que se puede realizar en menos de 2
minutos, lo más recomendable es ejecutar esa tarea inmediatamente (Ley de los 2 Minutos).
Si
no requieres hacer ningún tipo de seguimiento a esa tarea, elimina el correo
después de responderlo.
Delegar:
Si
la tarea es delegable, ¡hazlo! Confía en tu equipo. Mantén este correo en la bandeja de
entrada para hacer seguimiento, pero bórralo cuando la tarea se haya
terminado.
Postergar:
Esta
es la acción menos recomendable, sin embargo en ocasiones no nos queda otra
opción mientras tenemos tiempo para concentrarnos o recopilar la información
necesaria.
Evita
la procrastinación y aprovecha mejor el tiempo con la Técnica de
Pomodoro y el Método de Tragarse el Sapo.
No olvides borrar el correo electrónico una vez culminada la tarea.
Conclusión:
La
cantidad de correos que recibimos a diario puede ser abrumadora pero la buena
noticia es que aplicando una simple rutina podemos revertir esta situación,
logrando tener más control sobre las tareas pendientes y aumentando nuestra
productividad.
Aplica este método para gestionar tus
correos electrónicos y obtendrás buenos resultados rápidamente.
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