Según el profesor Steven Rogelberg de la Universidad de Charlotte en Carolina del Norte, las empresas realizan en Estados Unidos cerca de 55 millones de reuniones por día, pero lo peor es que hasta el 50% de este tiempo es improductivo. Además, 73% de las personas admite realizar otra actividad durante las reuniones, y 65% de los jefes dicen que las reuniones les impiden realizar un análisis profundo de su trabajo que les permita mejorar. Nuestro país no es ajeno a este fenómeno, y estas cifras convierten la reunionitis en el mayor desperdicio de dinero de las empresas, el cual, en la mayoría de los casos, pasa desapercibido.
Para solucionar este problema debemos partir del hecho que las reuniones son percibidas como interrupciones, y las interrupciones generan una disposición negativa en las personas. No olvidemos que cuando invitamos a una persona a una reunión le estamos pidiendo que nos regale lo más valioso que tiene, su tiempo, por lo que debemos asegurarnos de darle un muy buen uso.
Teniendo en cuenta esta desventaja, cuando realizamos una reunión deberíamos tratar de evitar los
siguientes errores.
Errores en la planeación de la reunión
Mucha gente en las reuniones:
El principal error es creer que entre más personas asistan a la reunión, más nutridas serán las conclusiones. Esto sólo es posible con una metodología estructurada que asegure la participación de todos los asistentes. De lo contrario, se estimula el ausentismo de los participantes en detrimento de la calidad de la reunión. Si se requiere la participación de varias personas, es una buena práctica invitar momentáneamente a la reunión a las personas cuando es requerida su experticia.
Reuniones demasiado extensas:
Según el principio Parkinson, las tareas se realizan en el tiempo que les es asignado para terminarlas. De esta manera, una tarea a la que se asigna una hora es finalizada en una hora, pero si a esa misma tarea se le asigna un tiempo de ejecución de 20 minutos, también será realizada en este tiempo. Basándonos en este principio, deberíamos ajustar la duración de las reuniones de acuerdo con las necesidades, y no asignarles el estándar de una hora por default.
No evaluar la calidad de la reunión:
Como en todas las actividades que realizamos, siempre debemos estar abiertos a la evaluación. En este sentido, es recomendable implementar una encuesta post reunión que permita la retroalimentación de los asistentes respecto al tiempo, la agenda, el formato, y otros temas, los cuales al ser analizados aportan información valiosa para mejorar la calidad de las reuniones.
Reuniones sin celular:
Es muy recomendable poner los celulares en una canasta en todas las reuniones, porque al tener una reunión libre de tecnología se estimula la participación de los integrantes, mejorando la calidad de la reunión. Sin embargo, hay que tener en cuenta que en reuniones superiores a 30 minutos es aconsejable realizar breaks de 3 minutos donde las personas tengan la posibilidad de revisar sus teléfonos y eventualmente realizar una tarea de corta duración.
Agenda asertiva:
Partamos de la base que tener una agenda no garantiza la calidad de la reunión, ni su éxito. Para que la agenda tenga un impacto positivo en la productividad debe crear un ambiente inclusivo, y una manera de lograr agendas eficientes es cambiar los puntos de la agenda por una lista de preguntas que se deben responder. Este simple ejercicio ayuda también a identificar quienes son relevantes para responder estas preguntas, y sirve de justificación para culminar la reunión cuando las preguntas son resueltas.
Las anteriores recomendaciones nos permiten mejorar la calidad de las reuniones desde su planeación, pero cuando estamos liderando una reunión lo más importante es promover la participación de los asistentes y esto se puede lograr de las siguientes maneras.
Errores en la conducción de la reunión
Separación de las actividades que se estaban realizando:
Un error muy común es dar inicio a la reunión inmediatamente todos los integrantes ingresan a la sala, por lo que se recomienda crear una separación de las actividades que las personas estaban realizando antes de la reunión. Por ejemplo, esto se puede lograr promoviendo una pequeña conversación diferente del tema de la reunión, y de esta manera las personas se olvidan de lo que estaban haciendo y se disponen a participar más proactivamente en la reunión.
Resumen de inicio de la reunión:
También es recomendable hacer un pequeño resumen de la información necesaria para la reunión, ya que asumir que todos tuvieron tiempo de leer la información necesaria antes de la reunión no es realista. Y lo peor, es que cuando los asistentes no leen antes de la reunión, no lo aceptan y pretenden haber leído, lo que genera mayores problemas.
Evitar el multitaskismo:
El multitaskismo genera distracciones en los compañeros que asisten a la reunión y evita que las personas participen activamente. La manera más efectiva de evitar el multitaskinsmo es hacer la reunión muy interesante y estimular la participación de todos los asistentes de manera activa.
Dirigir la reunión como un director de orquesta:
Si mi rol como líder es facilitar la reunión, una manera de evitar el ausentismo es llamar constantemente la participación de los asistentes: Carlos, me gustaría conocer tu opinión respecto a este tema. Juan, ¿estás de acuerdo con ente punto de vista?
Finalizar la reunión sin un propósito claro:
Muchas reuniones terminan de manera precipitada por motivos de tiempo, sin tomarse el tiempo de revisar las conclusiones y darle la oportunidad a los integrantes de interiorizar las decisiones que se acaban de tomar. Esto hace que muchas veces los invitados dejen la reunión con un sentido de despropósito y preguntándose cuál fue el verdadero objetivo de la reunión.
Recuerde que no todo el trabajo debe ser colaborativo, sobre todo los jefes necesitan tiempo ininterrumpido para ser proactivos y estratégicos y no sólo reaccionarios. Tenga en cuenta que algunas empresas dejan los viernes en la tarde libres de reuniones para darle a sus jefes la posibilidad de reflexionar sobre su trabajo. O algunos ponen las reuniones justo antes o después del almuerzo para establecer una especie de bloque que les permite tener más tiempo en las mañanas y en las tardes.
Finalmente, si la reunión va a ser predominantemente informativa, se sugiere no hacerla y utilizar otros mecanismos mucho más productivos para lograr este objetivo como el correo electrónico.
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