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La manera más efectiva de aumentar nuestra productividad es optimizando el tiempo que empleamos para realizar las tareas, y para lograrlo es necesario que entendamos el tiempo como un recurso no renovable que debemos cuidar como el bien más preciado.
Administración del tiempo
En general, el tiempo con el que contamos en nuestra vida es limitado, y así como controlamos de manera mucho más consciente nuestro dinero, el tiempo también debe ser administrado de manea rigurosa y eficiente si queremos ser más productivos.
Cómo controlar el tiempo para ser más productivos?
La mejor estrategia para utilizar eficientemente el tiempo y aumentar nuestra productividad es: estimar, ejecutar, monitorear y ajustar.
Estimar:
Para
aumentar nuestra productividad es muy importante aprender a estimar
correctamente el tiempo real que nos toma realizar diferentes actividades, de
esta manera podremos cumplir con los tiempos de entrega establecidos y evitar desperdiciar
más tiempo del necesario en las tareas simples.
Sin embargo, por falta de conciencia y práctica, las personas tienden a
subestimar o sobreestimar el tiempo requerido para hacer las cosas, lo que impacta
negativamente su productividad.
Por esto es muy importante que antes de empezar cualquier tarea, estimes con la mayor exactitud posible el tiempo que te llevará culminarla. Para lograrlo debes ser honesto y pensar en todas las circunstancias que podrían retrasar su realización. Al principio es posible que tu estimación no corresponda con el tiempo real de ejecución, así que es conveniente que incluyas un margen de error que te ofrezca espacio de maniobra, pero en la medida en que adquieras más práctica tus estimaciones van a mejorar y podrás calcular de manera más precisa el tiempo que te tomará culminarlas y este es el primer paso para aumentar tu productividad.
Ejecución:
Es
muy importante que cuando estés ejecutando una tarea en un marco de tiempo controlado,
trates de permanecer muy concentrado y evites distracciones como revisar los
correos electrónicos, levantarte a tomar café, conversar con los compañeros o
por celular, chatear en WhatsApp o revisar tus redes sociales. Ten en cuenta que cuando te distraes no solo
pierdes tiempo valioso, sino que desperdicias tiempo adicional retomando el hilo
de lo que estabas haciendo, lo que impacta doblemente tu productividad.
Recuerda que las distracciones son el factor que más afecta la adecuada administración del tiempo y son el principal motivo por el cual no nos rinde en el trabajo, así que si quieres ser más productivo debes concentrar todos tus esfuerzos en intentar reducirlas al máximo para aumentar tu productividad.
Monitorear:
Habiendo
establecido un tiempo específico para la ejecución de las tareas que estás realizando,
es necesario monitorear constantemente si estás utilizando el tiempo
adecuadamente para cumplir con el límite propuesto. Para esto es recomendable
preguntarse cada 5, 15 o 30 minutos, dependiendo de la cantidad de tiempo
disponible, si estas perdiendo demasiado tiempo, si vas de acuerdo con el cronograma
o si estás avanzando mejor de lo esperado en la ejecución.
Realizar este monitoreo a intervalos regulares es muy importante para determinar si estas retrasado o por el contrario vas a terminar antes de lo esperado, de manera que puedas tomar medidas para ajustar tu ritmo, acelerando un poco el paso o tomándote un tiempo adicional para complementar tu análisis con otros aspectos que enriquezcan la calidad de tu trabajo.
Ajustar:
Con
la implementación de esta simple metodología, día a día adquieres un
conocimiento más preciso del tiempo necesario para la ejecución de las
diferentes tareas, puedes determinar cuál es tu ritmo real de trabajo,
identificas los temas que se te facilitan y aquellos que te cuestan más
realizar, y de esta manera puedes realizar un seguimiento efectivo al
incremento de tu productividad.
Conclusión:
Las personas más productivas cuidan y administran su tiempo
como si fuera oro, asignan un tiempo específico para la ejecución de cada actividad
según la complejidad de la tarea y a su capacidad para ejecutarlas, no pierden
tiempo y permanecen concentradas mientras las realizan, monitorean su avance
regularmente para ajustar el ritmo y poder cumplir con el tiempo establecido, y
cada vez que realizan este ejercicio ajustan su metodología para ser más
precisos en la administración del tiempo y así aumentar su productividad.
Esta metodología no se limita a la ejecución de tareas en el
trabajo, también sirven para ser más productivo en las tareas cotidianas de tu
vida como hacer mercado, organizar tu casa, preparar una comida y hasta ir de
compras. Impleméntala y verás como pronto se convierte en una herramienta que
te ayuda a ser más productivo.
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te gustó este artículo, compártelo con tus familiares, amigos y compañeros de
trabajo para que seamos cada día más productivos!
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